Bestuur en Ondersteuning

Met regelmaat worden trainingen verzorgd over projectmatig werken en werken we vaker met bestuursopdrachten. In de coronacrisis heeft de organisatie zicht wendbaar en flexibel betoond. Complexe projecten met een brede organisatorische en/of bestuurlijke impact hebben een ambtelijke opdrachtgever vanuit het MT.

In 2021 is de voortgang van het collegeprogramma gemonitord en is hierover aan de gemeenteraad gerapporteerd. In de projectorganisatie van diverse projecten wordt de werkwijze standaard geëvalueerd.

Middels de Kadernota is de raad in de gelegenheid gesteld om kaders te stellen t.a.v. de Begroting. In de Beeldvormende Avonden werd de raad via themasessies betrokken bij diverse onderwerpen en ontwikkelingen.
De stand van zaken projecten is standaard
aan de orde gekomen in de commissie Bestuur
en Middelen. De Bestuurlijke Termijn Agenda is opgenomen op de commissieagenda's.

Wekelijks is alle voor de raad bestemde
informatie via een griffiebericht aan de raad
gestuurd. Agenda's en vergaderstukken zijn te
vinden op het RIS.
Op de Ingekomen Stukken Lijst zijn de
(College)brieven gericht aan de raad te vinden.
Voor, tijdens en na een raadsvergadering wordt
de raad actief op de hoogte gebracht van moties en amendementen.
Op 18 november 2021 is een evaluatiebijeenkomst van de raad geweest over de werkwijzen in de
afgelopen raadsperiode.

• Driemaal per jaar Kzoomcollege programma uitgevoerd, afgestemd op omgaan met werk-privé balans en digitale vaardigheden, werken aan je eigen vitaliteit, weerbare professionals.
• Meerdere teams hebben een werkdruk scan gedaan welke inzicht en oplossingen geeft voor ervaren werkdruk.

• Experiment met brainfirst; verder kijken dan alleen het CV.
• Er is een goed inwerkprogramma ontwikkelt wat bijdraagt om nieuwe medewerkers te binden.

• Er zijn 9 medewerkers in dienst gekomen die jonger zijn dan 35.
• 7 stageplekken ingevuld bij verschillende teams
• Uitgebreide social media campagnes, vernieuwing werkenbijbloemendaalsite
• Implementatie module voor administratieve verwerking reacties waardoor sneller gehandeld wordt bij vacatures
• Onderzoek gestart naar samenwerken in de regio bij moeilijke vacatures, bieden van opleidingstrajecten voor jonge mensen.

• Beleidsplan strategisch HR 2021-2023 is vastgesteld.
• Een conceptregeling woon werkverkeer is opgesteld. Deze regeling stimuleert het gebruik van openbaar vervoer en het fietsen tot 15 km afstand van huis (of anders gezegd, geen reiskosten vergoeding meer bij het gebruik van fossiele brandstoffen). De financiering van de concept-regeling kan naar verwachting binnen het huidige budget gerealiseerd worden doordat wij ervan uitgaan dat mensen blijvend gemiddeld  60% op kantoor werken en 40% thuiswerken.    
• Regeling personele gebeurtenissen technisch aangepast
• Het Arbobeleid is geactualiseerd waarin mede het hybride werken is meegenomen.
• De vitaliteitsregeling is verlengd.
• De regeling generatiepact is verlengd.
• De geschillencommissie is opgenomen in het personeelshandboek.

Veel inwoners en ondernemers verwachten een snelle en simpele dienstverlening. Op ieder moment van de dag, op iedere plek en als het kan op een eenvoudige wijze. Waarbij gegevens die al bekend zijn of overbodig niet -opnieuw- worden gevraagd.
Veel inwoners van Bloemendaal willen selfservice en willen via een paar kliks op de juiste plek van onze website komen, waar via een webformulier online het product of dienst kan worden aangevraagd.

Direct contact via de telefoon of balie (spreekkamer) blijft echter daarbij ook een belangrijke ingang naar onze gemeente. Er is nog steeds een grote groep inwoners die graag persoonlijk contact heeft. De inwoner staat ook dan centraal. Wij werken daarbij in vertrouwen. Een toegankelijke en inclusieve dienstverlening is daarbij voor ons van groot belang. Ook een huisbezoek bijvoorbeeld is daarbij in voorkomend geval mogelijk. Op onder andere deze wijze hebben wij oog voor de menselijke maat binnen de dienstverlening. Bejegening en skills maken dan ook onderdeel uit van het aandachtsgebied waar binnen wij werken.

In 2021 was sprake van een grote toename van het aantal aanvragen omgevingsvergunning. Alle capaciteit is ingezet om deze aanvragen af te kunnen handelen. In 2021 is gestart met de implementatie van nieuwe VTH software die digitale ondersteuning biedt. Door aansluiting op andere systemen kan een vernieuwde versie van de software pas in 2022 worden ingevoerd.  

Doordat de invoering van de Omgevingswet is uitgesteld tot 1 juli 2022 is de gemeente pas in het najaar gestart met vormgeven van de processen voor de dienstverlening onder de Omgevingswet. Er is gestart met het voorbereiden van het  DSO-loket; omgevingsplan en verordeningen.
In december is de nieuwe verordening voor de commissie voor omgevingskwaliteit vastgesteld (Welstandscommissie).

• De werkplekomgeving is gemoderniseerd met MS Teams binnen de organisatie als duurzame oplossing voor het video-vergaderen en de uitrol van Office 365 wat werken in de ‘Cloud’ mogelijk maakt. Tevens is er geïntensiveerd in de samenwerking met onze ICT leverancier om de stabiliteit van de Citrix omgeving te verbeteren en is de aanbesteding voor het moderniseren van ons WIFI netwerk uitgeschreven.
• Maatregelen zijn doorgevoerd om de effecten van de ongeldigverklaring van Privacy Shield te ondervangen en persoonsgegevens blijvend te beschermen. Daarnaast zijn er Pen- en Hacktesten uitgevoerd op de ICT infrastructuur en is er een tool in gebruik genomen die ongeoorloofd gebruik van gemeentelijke e-mailadressen voorkomt.
• De jaarlijkse ‘Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA)’ en e-learning campagne ‘Privacy en Informatiebeveiliging’ zijn gerealiseerd.

• De VTH informatiesystemen zijn verdergaand voorbereid op de Omgevingswet en het Omgevingsloket (DSO).
• Voor het Sociaal domein is de informatievoorziening voor WMO en Jeugd volledig in gebruik genomen.
• Voor de WOZ-taxaties zijn de informatiesystemen geconverteerd naar registraties op basis van gebruiksoppervlakte.

• Voor het registeren en vastleggen van interne processen en prestatie-indicatoren is een nieuw procesmodeleringstool in gebruik genomen.
• Voor de domeinen Sociaal en Burgerzaken is een digitaal informatieplatform uitgerold voor het ophalen van beleidsrelevante management- en stuurinformatie uit de informatiesystemen.
• Het register van verwerkingen, waarmee de gemeente beschrijft welke persoonsgegevens zijn verwerkt en voor welke doeleinde, is geactualiseerd en geautomatiseerd.

• De Gemeenschappelijke Regeling Digitale Informatie en Technologie is vastgesteld. Hiermee zijn de taken van GRIT en Informatisering samengevoegd in de Informatievoorziening (IV) organisatie.
• Het transitieplan ‘IV organisatie - van beheer naar regie’ is opgeleverd.

tweejaarlijkse afstemming nota 'grip op samenwerking'

Dit is onderdeel van het proces kadernota en begroting.

Bij de Kadernota en Begroting 2022 was het niet nodig om ombuigingsmaatregelen te nemen.